Благодаря развитию цифровых решений сегодня переход на IP-телефонию становится стандартом для предприятий крупного, среднего и малого бизнеса. Традиционная телефонная инфраструктура устаревает, становится дороже в настройке и обслуживании. VoIP предлагает меньшие затраты на телефонную связь, непрерывность телефонных услуг и безопасность деловых коммуникаций.
Какие шаги предпринять, чтобы быстро и эффективно перейти с аналоговой телефонии к IP-связи, рассказываем в этой статье.
Шаг 1: продумайте бюджет и начальные затраты
IP-телефония значительно сократит расходы на связь. Тем не менее важно точно просчитать инвестиции и риски
При использовании VoIP компания значительно сократит ежемесячные платежи за телефонию. Но на подключение IP-телефонии все равно потребуются финансовые траты. Поэтому нужно тщательно спланировать бюджет, необходимый для перехода на интернет-связь.
На первом этапе ответьте на пять вопросов:
- Какие ежемесячные платежи компания может себе позволить?
- Какие услуги хотите получить?
- Какое оборудование необходимо?
- Нужно платить провайдеру за активацию и настройку IP-телефонии?
- Входит в стоимость услуг обучение персонала или за него нужно доплачивать?
У каждого поставщика услуг VoIP разные тарифы и уровни поддержки. Выгоднее всего обращаться к провайдерам, предлагающим гибкие тарифы, которые можно настроить под особенности бизнеса.
Шаг 2: выясните, как проходит процесс миграции
Прежде чем выбрать провайдера VoIP, узнайте, как будет проходить миграция. В идеале переход к IP-телефонии должен быть плавным, с минимальным простоем или без него.
Миграция обычно проходит в несколько этапов: установка ПО, поиск и подключение оборудования, перенос вашего номера телефона в новую систему. Убедитесь, что провайдер учитывает ваши потребности на каждом этапе.
Перед переключением сотрудникам необходимо пройти подготовку. Если вы начинаете рабочий день с новой незнакомой телефонной системой, процесс перехода может проходить хаотично. Поэтому команду следует заранее обеспечить инструкциями и обучающими видеороликами. Не стоит также упускать из виду обучение в режиме реального времени — так сотрудники быстрее освоят опции IP-телефонии на практике.
Шаг 3: назначьте ответственных за внедрение
Для каждого этапа перехода к IP-телефонии нужно назначить ответственного. Чаще всего в этой роли выступает представитель IT-отдела.
Убедитесь, что системный администратор обладает достаточными знаниями и навыками по управлению VoIP. Возможно, вам придется потратиться на его обучение, а может быть, понадобится нанять нового специалиста.
Шаг 4: выбрать хостинг или локальный VoIP
Организация IP-телефонии предусматривает два варианта работы:
- Компания размещает необходимое оборудование на своей территории.
- Вся телефонная система размещается в облаке. Серверы находятся у провайдера, а компании достаточно установить ПО, настроить личные кабинеты и подключить телефоны.
У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Выбор зависит от ваших предпочтений и того, какая настройка IP-телефонии лучше всего соответствует потребностям бизнеса.
Например, если вы решите использовать VoIP на месте, у вас будет возможность контролировать работу оборудования и качество связи. Однако для этого решения понадобится купить, установить и обслуживать оборудование. Вам также нужно будет подыскать место для его размещения.
Многие малые предприятия предпочитают облачное решение за его простоту и удобство. Поставщик услуг управляет всеми технологиями и поддерживает их работу. Не нужно покупать или обслуживать какое-либо оборудование, кроме ваших телефонов. Подключение, настройка, техподдержка — все эти задачи берет на себя провайдер.
Шаг 5: выбрать необходимые функции
Перед подключением к IP-телефонии заранее продумайте, какие опции понадобятся бизнесу. Это в дальнейшем позволит сотрудникам отдела по работе с клиентами быстрее вникнуть в новую систему коммуникаций
Провайдеры VoIP по большей части предлагают функциональные возможности корпоративного уровня:
- автосекретарь;
- переадресация вызовов;
- распределение звонков;
- передача голосовой почты по email;
- запись звонков;
- видеоконференции;
- интеграция API для подключения телефонной системы к существующим программным решениям.
Обычно эти функции включены в базовый план. Но некоторые провайдеры предлагают отдельные опции как надстройки, за которые нужно платить отдельно. Поэтому заранее определите, какие функции помогут развитию вашего бизнеса, а без каких вы сможете обойтись.
Спасибо!
Ваша заявка отправлена!
Шаг 6: продумайте совместимость устройств
Для работы с IP-телефонией нужны SIP-телефоны, которые напрямую подключаются к интернет-сетям. Ряд провайдеров предоставляют своим клиентам такие устройства или дают рекомендации по их приобретению.
Но что делать, если в вашей компании уже существует рабочая телефонная сеть с обычными аналоговыми телефонами и расходы на новые аппараты не предусмотрены бюджетом? В этом случае выручит VOIP-шлюз.
VOIP-шлюз — это специальное устройство, в котором предусмотрены разъемы под интернет-кабель, телефонные шнуры и питание. Шлюзы различаются по емкости: количеству подключаемых устройств. Вы подключаете аналоговый телефон к шлюзу, и он преобразует аналоговые сигналы в цифровые пакеты данных. Главное преимущество такого решения — не нужно тратиться на SIP-телефоны.
Шаг 7: определить пропускную способность вашей сети
VoIP использует интернет для приема и отправки голосовых вызовов. И низкая пропускная способность неизбежно приведет к ухудшению качества связи и ненадежному обслуживанию клиентов. Поэтому нужно заранее определить, какая скорость необходима для стабильной работы IP-телефонии.
На пропускную способность сети влияют четыре фактора:
- количество подключенных телефонов;
- скорость обработки данных АТС;
- потоковое аудио и видео;
- Wi-Fi-доступ для сотрудников и клиентов.
Шаг 8: обеспечьте безопасность вашей сети
Утечки данных — серьезная проблема для бизнеса. В том числе и для компаний, работающих с IP-телефонией. К серьезным уязвимостям VoIP-связи относят следующие:
- фишинг;
- перехват вызова;
- вредоносное ПО и вирусы;
- подслушивание;
- атаки типа «отказ в обслуживании» (DoS);
- аудиоспам.
Чтобы защитить себя от подобных проблем, выясните информацию у провайдера VoIP о протоколах шифрования для защиты данных. Провайдер может также рекомендовать дополнительные средства защиты сети, например брандмауэр.
Шаг 9: выберите надежного провайдера
Если вы предпочтете хостинговое решение VoIP, вы будете зависеть от качества работы и надежности вашего провайдера. Поэтому перед подключением получите от него ответы на такие вопросы:
- Сможет ли он обеспечить качественную связь, если один из серверов выйдет из строя?
- В каком режиме оказывают поддержку клиентам — 24/7 или в определенные дни и часы?
- По каким каналам связаться с техподдержкой?
- Какие конкретно проблемы вы как пользователь сможете решить самостоятельно, а в каких случаях нужно обратиться за помощью к провайдеру?
Шаг 10: обеспечьте бесперебойный источник энергии
При работе с IP-телефонией стоит учитывать потенциальные проблемы с электроэнергией. Нет электричества — нет связи.
У большинства провайдеров VoIP есть альтернативные способы маршрутизации вызовов во время отключения электроэнергии. Например, поставщик услуг может переадресовывать вызовы на мобильные телефоны с установленными на них софтфонами.
Нелишним будет предусмотреть для офисной АТС резервный источник энергии. Обычно в их роли выступают аварийные генераторы. Также вы можете использовать PoE-коммутаторы, которые передают по одному кабелю и электроэнергию, и голосовые данные.
Переход компании на новые технологии — это задача, к которой не следует относиться легкомысленно. Компания не должна прерывать бизнес-процессы и коммуникацию с клиентами. Качество соединения, надежная поддержка, гибкость настроек — всё это согласуйте с провайдером и убедитесь, что ваши инвестиции в IP-связь принесут максимальную отдачу для бизнеса.
Компании New-Tel гарантирует клиентам устойчивую и надежную связь через IP-телефонию. Наши специалисты обеспечат полное техническое сопровождение — от запуска офисной сети до ее обслуживания. А непрерывный мониторинг качества связи с нашей стороны сведет риск сбоев практически к нулю.
