Как подключить виртуальную АТС

03.10.2019

Облачные АТС – это наиболее современный и перспективный вид IP-телефонии. С помощью ВАТС можно максимально быстро решить вопрос организации связи внутри компании и с клиентами, а также снизить расходы на телефонию, при этом получив доступ к огромному количеству бизнес-инструментов. Не менее важно, что процесс подключения виртуальной АТС очень простой и занимает минимум времени.

Как работает виртуальная АТС

Возможности виртуальной АТС

Варианты подключения облачной АТС

Облачные АТС позволяют выстроить эффективную и скоординированную систему связи внутри компании, объединяющую все отделы и филиалы, удаленных сотрудников, независимо от их местонахождения. Функции, доступные пользователям ВАТС – это обширный набор бизнес-инструментов, которые позволят вам повысить качество обслуживания клиентов, дадут возможность собирать статистику по продажам и обращениям и пр.

Принцип работы облачных АТС прост, как и процесс их подключения. Для этого не нужно покупать и устанавливать дорогостоящее оборудование, все функции полноценной АТС будут вам доступны при наличии интернет-соединения и программного обеспечения, установленного на мобильный или программный телефон, планшет или компьютер.

Еще один плюс виртуальных АТС заключается в том, что они реализуются на базе бесплатного ПО. Сегодня на рынке представлено более 20 таких продуктов с открытым кодом, среди которых можно подобрать оптимальный вариант для любого бизнеса. Такие ВАТС отличаются друг от друга набором функций, интерфейсом, а также стоимостью подключения дополнительных настроек.

По сути сегодня можно подключить ВАТС двумя путями. Первый – это ВАТС как самостоятельные продукты, упомянутые выше. Такие продукты действительно бесплатны и дают доступ к большому количеству функций и гибкой настройке системы. Но любые дополнительные опции в них в основном платные.

Второй вариант – подключить ВАТС через оператора связи, предоставляющего такие услуги. В таком случае достаточно будет просто купить номер и подключить услугу, ежемесячно внося абонплату. Стоимость услуги зависит от набора функций, включенных пакет. Большинство операторов предоставляет возможность испытать ВАТС в течение бесплатного тесового периода, который может продолжаться от одной недели до месяца.

Также нужно учитывать, что при использовании бесплатных программных АТС могут возникать сложности с технической поддержкой. Пользуясь ВАТС как услугой оператора, вы получаете доступ к его техподдержке 24/7.

Процесс подключения и настройки ВАТС будет иметь некоторые отличия, в зависимости от того, какой из названых вариантов вы выбрали. Но в основном все проходит по стандартной и достаточно простой схеме, состоящей из 5 этапов.

Этап 1. Создание облачной АТС

Первый шаг к созданию ВАТС – регистрация на сайте оператора или провайдера. Здесь нужно выполнить ряд стандартных действий: укажите свое имя, номер телефона и e-mail. После этого оператор ВАТС создаст и настроит сервис, и вы получите на электронную почту письмо с подтверждением, паролем, логином и ссылкой для входа в систему.

Для организации телефонной связи нужно выбрать многоканальный номер, который будет использоваться для приема и совершения звонков. Дальше вы можете настроить ВАТС непосредственно под свои бизнес-процессы.

Этап 2. Добавление сотрудников

В графе меню «Сотрудники» нужно нажать на кнопку «Добавить сотрудника» и выполнить следующие действия:

  • введите имя и логин;
  • создайте пароль;
  • укажите должность;
  • установите права доступа к нужным функциям ВАТС;
  • задайте внутренний короткий номер.

Каждому пользователю ВАТС будет присвоен логин и пароль, автоматически сгенерированный при заполнении формы сотрудника. Но при желании и логин, и пароль можно изменить на свое усмотрение. При необходимости можно указать номер телефона для каждого сотрудника, включить на него переадресацию и установить время, через которое будет происходить перевод вызова.

После заполнения формы, работники по электронной почте получат приглашение в ВАТС. Каждому сотруднику, как правило, предоставляется ограниченный доступ к функциям ВАТС, соответствующий его должностным обязанностями.

Этап 3. Создание отделов

Чтобы звонки автоматически распределялись по структурным подразделениям компании нужно создать отделы, зайдя в соответствующий раздел меню и выбрать опцию «Добавить отдел». Далее нужно указать название и внутренний номер отдела, добавить в него сотрудников и выбрать схему распределения звонков.

Также здесь можно выбрать действие, на случай если в отделе никто не сможет принять звонок, и ВАТС будет автоматически выполнять его. В качестве такого действия может быть активация автоответчика, переадресация на другой отдел и пр.

Этап 4. Настройка входящих звонков

Настроить прием входящих звонков можно в меню «Номера». Здесь нужно указать часы работы компании, время приема звонков и способ ответа на них. Например, для вызовов, которые поступают в рабочие часы можно настроить переадресацию на отдел продаж, а в нерабочее время переводить их на автоответчик или меню самообслуживания.

Этап 5. Подключение дополнительных опций

Виртуальные АТС позволяют подключать множество дополнительных функций, которые вы можете выбирать и при необходимости отключать. Самыми распространенными инструментами, которые доступны в большинстве ВАТС являются:

Статистика ВАТС

Графики и статистика ВАТС

  • статистика вызовов;
  • запись разговоров;
  • список обзвона;
  • автоответчик;
  • коллтрекинг;
  • голосовая почта;
  • автоматический обзвон;
  • голосовое приветствие;
  • голосовое меню;
  • черный список;
  • интеграция с различными бизнес-приложениями и CRM;
  • обратный звонок.

Какой бы продукт и оператора вы не выбрали, часть перечисленных опций будет входить в базовый пакет облачной АТС. При необходимости вы сможете легко подключать и отключать те или иные опции, чтобы максимально подстроить ВАТС под потребности вашего бизнеса.