Зачем и почему стоит устанавливать мини-АТС в офисе?

В современном бизнесе общение играет ключевую роль. Успешная работа в офисе невозможна без качественной телефонной связи. Но если ваш офис не слишком большой, вам не нужно оборудовать его сложной и дорогой системой связи. Подключить виртуальную АТС в офисе — это решение, которое позволяет оптимизировать телефонную связь и снизить затраты на обслуживание оборудования.

Преимущества мини-АТС:

• Экономия на связи: мини-АТС в офисе позволяет подключать несколько телефонных линий, эффективно обрабатывать вызовы и минимизировать затраты.

• Гибкость и масштабируемость: к мини-АТС можно легко добавить новые линии, внутренние номера, а также подключить дополнительные устройства.

• Управление вызовами: возможность настройки дополнительных вызовов, голосовой почты, записи разговоров и других полезных функций.

Как выбрать мини-АТС для офиса?

Перед тем как подключить мини-АТС, важно выбрать подходящий тариф, который будет соответствовать требованиям вашего бизнеса. Рассмотрим основные моменты, которые стоит учитывать при выборе: 

• Сколько внешних номеров вам необходимо:
  Определите, сколько телефонных линий требуется для вашей компании. Это зависит от числа клиентов, партнеров или поставщиков, с которыми вы взаимодействуете. Например, для небольших офисов может быть достаточно одного-двух номеров, тогда как крупным компаниям потребуется больше для распределения нагрузки и повышения доступности. 

• Количество сотрудников, которые будут пользоваться телефонией:
  Уточните, сколько человек одновременно будет использовать мини-АТС. Для каждого сотрудника потребуется отдельный внутренний номер или доступ через приложение. Учитывайте количество сотрудников, а также возможное расширение команды. 

• Оборудование (IP-аппараты, приложение к смартфону или компьютеру):
  Если важны классические телефоны на рабочем месте, выбирайте IP-аппараты — они обеспечивают высокое качество связи, поддержку конференций и других функций. Для мобильных сотрудников подходят приложения для смартфонов, дающие возможность принимать звонки в любом месте. Для тех, кто работает за компьютером, устанавливается программное обеспечение с гибкой регулировкой телефонных звонков, видеосвязи и чата. 

• Масштабируемость: важно, чтобы система была расширяемой. Даже если в данный момент вам нужно подключить только несколько линий, в будущем может возникнуть необходимость в расширении сети.

Подготовка к подключению мини-АТС.

Прежде чем подключать мини-АТС, необходимо учесть несколько важных моментов:

• Определите, сколько телефонных линий вам необходимо, какие функции (автосекретарь, запись разговоров, голосовая почта и т. д.) должны быть предусмотрены в системе.

• Убедитесь, что ваш провайдер предоставляет вам стабильный доступ в интернет без перебоев.

•  Проконтролируйте возможность подключения вашего ip-аппарата к интернет-проводу.

• Проверьте функциональность офиса, чтобы выбрать АТС, отвечающую вашим запросам.

Как подключить мини-АТС? Пошаговая инструкция

После того как вы выключили и включили оборудование, можно перейти к установке АТС в офис.

Шаг 1: Подключение телефонных линий

• Подключите внешние телефонные линии (городские и мобильные), если это необходимо. Для отдельных линий подходят соответствующие разъемы.

• Подключите АТС к сети Ethernet для передачи голосовых данных.

Шаг 2: Настройка внутренних номеров

• С помощью мини-АТС можно настроить несколько сотен внутренних номеров для сотрудников. Введите в системе имена и номера сотрудников, укажите нужные параметры (например, переадресация звонков на мобильный телефон).

• Для организации эффективной связи можно настроить групповые номера для разных подразделений.

Шаг 3: Подключение дополнительных устройств

Для работы мини-АТС, которая поддерживает как цифровые, так и аналоговые устройства, а также видеосвязь, нужен шлюз VoIP (Voice over IP). С его помощью происходит:

• Подключение аналоговых устройств
  Шлюз позволяет интегрировать традиционные телефоны с цифровыми АТС, переводя аналоговый сигнал в цифровой.

• Поддержка видеосвязи
  Если система использует видеосвязь, шлюз обеспечивает передачу видео высокого качества с минимальными задержками.

• Совмещение технологий
  Он объединяет работу IP-телефонов, аналоговых телефонов и видеоустройств в одной сети, что делает коммуникации гибкими и удобными.

Выбирая шлюз, важно учитывать количество подключаемых устройств и поддерживаемые протоколы, чтобы всё работало без сбоев. 

Шаг 4: Тестирование и настройка дополнительных функций

• После подключения и настройки всех устройств проведите тестирование системы. Убедитесь, что все телефоны работают правильно, звонки поступают на нужные номера, а голосовая почта настроена правильно.

• Проверьте работу дополнительных функций: автоответчика, голосовой почты, записей разговоров и т. д.

Управление и настройка мини-АТС

После подключения мини-АТС в офисе необходимо настроить систему для ее работы:

• Программное обеспечение для управления виртуальной АТС: с помощью программы с понятным интерфейсом можно настраивать и управлять системой. 

• Голосовая почта и автоответчик : настройка голосовой почты позволяет каждому сотруднику получать сообщения, когда он не может ответить на звонок. Автоответчик поможет распределить звонки по отделам или сотрудникам.

• Управление вызовами: для повышения производительности можно настроить систему так, чтобы звонки автоматически направлялись на руководителей сотрудников, а не оставались в ожидании.

Проблемы и их решение при подключении мини-АТС

На пути соединения могут возникнуть различные проблемы, но они легко решаются, если разобраться, как работает мини АТС в офисе.

• Проблемы с подключением к сети питания : часто это связано с неправильной настройкой оборудования или недостаточной пропускной способностью сети. Убедитесь, что линия связи соответствует всем требованиям.

• Ошибка при подключении IP-АТС : важно правильно настроить маршруты для VoIP-трафика, чтобы избежать сбоев в связи.

Установка и подключение мини-АТС в офисе — это легкий процесс, если следовать инструкции. С помощью мини-АТС можно значительно улучшить коммуникацию в офисе, сэкономить на связи и обеспечить гибкость системы в зависимости от спроса.

Мини АТС это распространённое решение для организации телефонной связи в офисе, но на сегодняшний день более востребованы Виртуальные АТС, которые обладают рядом преимуществ, по цене внедрения, гибкости реализации и функционала.