Как подключить облачную АТС: Пошаговая инструкция для бизнеса

В последнее время облачные технологии становятся все более популярными среди предпринимателей. Одной из таких технологий является облачная АТС, которая обеспечивает удобные и гибкие возможности для организации телефонной связи. В этой статье мы рассмотрим, как подключить облачную АТС и настроить ее для эффективной работы вашего бизнеса.

Что такое облачная АТС?

Облачная АТС — это система, позволяющая организовать телефонную связь через Интернет. Она работает на базе облачных технологий, а это значит что нет необходимости покупать дорогостоящее оборудование, а также возможность управлять телефоном через веб-интерфейс.

Основное преимущество облачной АТС заключается в гибкости и экономичности. Вам не нужно следить за поддержкой физического оборудования, так как все работает через Интернет. Это идеальный выбор для компаний с удаленными сотрудниками, а также для стартапов и небольших предприятий, которые хотят снизить затраты на связь.

Шаг 1: Выбор провайдера облачной АТС

Перед тем как подключить облачную АТС, необходимо выбрать подходящего провайдера. На сегодняшний день существует множество компаний, предоставляющих аналогичные услуги. Одним из таких провайдеров является компания Нью-Тел, предлагающая надежные решения для бизнеса.

При выборе провайдера обратите внимание на следующие параметры:

• Наличие функционала: Подумайте, какие функции вам важны. Это могут быть голосовые меню, переадресация звонков, интеграция с CRM-системами и многое другое.

• Поддержка: Убедитесь, что провайдер предоставляет качественную техническую поддержку для оперативного решения возможных проблем.

• Стоимость: Сравните расценки на услуги. Облачные АТС часто предлагают гибкие тарифы, которые позволяют сэкономить на связи, особенно для малых и средних компаний.

Шаг 2: Выбор и настройка оборудования

Для работы с облачной АТС вам не нужно покупать сложное оборудование. В большинстве случаев достаточно иметь компьютер, смартфон или IP-телефон. Однако в случае использования IP-телефонов стоит обратить внимание на совместимость с облачной АТС.

• Настройка смартфонов : Большинство провайдеров предоставляет мобильные приложения для Android и iOS. С помощью этих приложений сотрудники могут осуществлять звонки через облачную АТС.

• IP-телефоны : Если вы хотите использовать стационарные телефоны, вам необходимо будет получить IP-модели. Эти устройства используют интернет-соединение и интегрируются с облачной АТС.

• Компьютеры : В качестве устройства для связи можно использовать также программы для компьютеров, например, SIP-клиенты, которые позволяют осуществлять звонки через Интернет.

Шаг 3: Настройка и подключение облачной АТС

• После выбора провайдера и оборудования следующим шагом будет настройка самой облачной АТС. Этот процесс обычно включает несколько этапов.

• Для подключения облачной АТС необходимо зарегистрироваться на платформе провайдера (например, через личный кабинет Нью-Тел). 

• Затем настраиваются номера телефонов и голосовое меню (IVR), которое направляет звонки нужным сотрудникам или отделам. 

• Далее следует обратить внимание на маршрутизацию звонков по времени, очерёдности или по профилю сотрудника. 

• Интеграция с CRM-системой позволяет получать данные о клиентах и ​​записывать звонки. 

• В конце проводится тестирование системы для проверки работы всех функций.

Шаг 4: Обучение сотрудников

После настройки облачной АТС важно провести обучение для сотрудников. Они должны знать, как правильно использовать систему, как принимать звонки, как настроить переадресацию и так далее. Облачные АТС обычно имеют простые и понятные интерфейсы, но обучение всегда помогает избежать ошибок и повысить эффективность работы.

Шаг 5: Мониторинг и аналитика

Это важные инструменты, которые позволяют компаниям отслеживать эффективность работы телефонной системы, повышать качество обслуживания клиентов и оперативно реагировать на возможные проблемы. С помощью этих функций можно не только отслеживать текущее состояние системы, но и анализировать данные для принятия стратегических решений по оптимизации работы бизнеса. Давайте разберемся, какие возможности обеспечивает мониторинг и аналитика в облачных АТС и как их правильно использовать.

1. Системы мониторинга работают в кратчайшие сроки.

Мониторинг в мгновение ока позволяет отслеживать текущее состояние систем связи и оперативно реагировать на изменения. Это важная функция для организаций, в которых телефонная связь является основным каналом общения с клиентами. Что видно онлайн:

• Статус звонков: Вы можете видеть, какие звонки в данный момент в процессе обработки, сколько времени они продолжаются, а также количество активных вызовов. Это позволяет контролировать загруженность систем и быстро реагировать в случае необходимости.

• Статус менеджера: В первую очередь отображается, кто из сотрудников может принимать звонки, а кто занят. Это позволяет избежать ситуаций, когда клиент долго ждет ответа, или когда сотрудники перегружены.

• Очередные звонки: При большом объеме может образовываться очередь на прием вызовов. Мониторинг этих очередей позволяет администратору системы или менеджеру перераспределять звонки и сокращать время ожидания.

• Качество связи: Облачные АТС обычно предоставляют информацию о качестве связи, включая такие параметры, как задержка, потеря или обрыв звонка и другие технические данные. Это помогает поддерживать качество связи и вовремя устранять технические неполадки.

2. Аналитика звонков и отчетность

Сбор и обработка данных о звонках помогает принимать обоснованные решения для оптимизации работы сотрудников и повышения эффективности бизнес-процессов.

Основные показатели аналитики:

• Количество звонков: этот показатель позволяет отслеживать общее количество входящих и исходящих звонков, что может быть полезно для анализа нагрузки сотрудников и определения пиковых часов.

• Продолжительность звонков: это важный показатель для оценки качества работы сотрудников и приложений. 

• Пропущенные звонки: анализ количества непринятых звонков поможет выявить проблемы с дозвоном и настроить работу системы так, чтобы уменьшить количество пропусков.

• Время ожидания на линии: этот параметр показывает, сколько времени в среднем клиент ожидает ответа. Высокие показатели времени ожидания могут свидетельствовать о перегрузке линии, недостатке сотрудников или их подготовке.

• Конверсия звонков: позволяет узнать, сколько из всех звонков были успешными, то есть состоялись продажи, были решены вопросы клиентов или другой результат.

• Нагрузка на сотрудников: этот показатель показывает, сколько времени каждый сотрудник проводит в системе, сколько звонков он принимает и сколько времени он в диалоге. Это помогает оценить эффективность работы каждого сотрудника и всей системы.

Подключить облачную АТС в Нью-Тел удобно и выгодно для бизнеса любого масштаба. Во-первых, не нужно закупать дорогостоящее оборудование и поддерживать его. Вся телефонная система работает через Интернет, что исключает затраты на техническое обслуживание.

Во-вторых, облачная АТС от Нью-Тел обеспечивает гибкость. Вы можете подключить виртуальные номера для разных городов, настроить маршрутизацию звонков и голосовое меню в зависимости от требований вашего бизнеса. 

Кроме того, Нью-Тел обеспечивает простоту настройки и использования: все изменения можно вносить через удобный веб-интерфейс без необходимости технических знаний.