По каким критериям выбирать онлайн-телефонию для бизнеса

Эффективная коммуникация играет решающую роль в любом бизнесе. Компании, которые это понимают, отдают предпочтение онлайн-телефонии — доступной, удобной, масштабируемой. При этом важно учитывать несколько ключевых критериев, которые обеспечат бизнес-коммуникациям максимальную эффективность.

Цена

Онлайн-телефония позволяет значительно сэкономить расходы на связь

Даже для крупнейших предприятий цена является существенным фактором, когда речь идет о телефонии для бизнеса. В ожидаемых расходах следует заложить три ключевых параметра:

• стоимость подключения к системе провайдера;
• ежемесячную плату по тарифу;
• стоимость исходящих вызовов.

Онлайн-телефония позволяет значительно сэкономить на оборудовании, настройке и обслуживании системы коммуникации, а также на междугородних и международных звонках. Однако сервис IP-телефонии — не бесплатный. Каждый провайдер предлагает собственные тарифы. В одних определенные функции могут идти за дополнительную плату, в других — входить в стандартную тарифную сборку.

Чтобы грамотно спланировать бюджет на приобретение онлайн-телефонии, учтите следующие моменты:

• Какими номерами вы будете пользоваться чаще — городскими или мобильными?
• Как часто будете звонить по межгороду и за границу?
• Какой объем хранилища вам нужен для архивации звонков?
• Сколько телефонных линий вам потребуется?
• Планируете ли вы расширение бизнеса и наем новых сотрудников, которых нужно будет обеспечить телефонной связью?
• Понадобятся ли вам интеграции с CRM, сервисами складского учета, бухгалтерии и логистики?

Помните, что правильная телефонная система для вашего бизнеса — это инвестиция в будущее вашей компании. Совместите свой бюджет с увеличением производительности, которое вы ожидаете в результате новой системы и ожидаемого срока ее службы.

Что касается рентабельности инвестиций, подумайте, сколько времени ваши сотрудники сэкономят благодаря новым функциям, предлагаемым телефонной системой, или насколько быстрее звонящие смогут получить ответы. Как телефонная система решает существующие проблемы и облегчает жизнь сотрудников?

Использование телефонии

Как только вы освоитесь с предварительным бюджетом, следующим шагом будет определение того, какие типы телефонов нужны каждому сотруднику в офисе и за его пределами.

Разделите персонал в вашей компании по типу работы и обязанностям. Например, представителю отдела обслуживания клиентов в крупной компании, вероятно, потребуется доступ к нескольким телефонным линиям, функциям громкой связи, а также функциям удержания и передачи. С другой стороны, стажеру, который будет делать или принимать очень мало звонков, может понадобиться только простая однолинейная телефонная система с несколькими функциями, помимо клавиатуры и голосовой почты.

Кроме того, учтите тех, кто часто работает вне офиса или трудится на удаленке. Для таких сотрудников, скорее всего, понадобятся софтфоны или IP SIM-карты, которые позволят подключаться к виртуальной АТС из любой точки мира.

Возможности для масштабирования

Не воспринимайте телефонную систему для бизнеса как ту, что существует только здесь и сейчас. Подумайте, как будет выглядеть ваша компания через несколько лет и сможет ли телефонная система, которую вы сейчас рассматриваете, масштабироваться.

Например, если вы предвидите быстрый рост в ближайшие месяцы или годы, вам понадобится онлайн-телефония, способная работать с дополнительными линиями и новыми технологиями. Прямо сейчас вашей компании могут понадобиться только возможности стандартной услуги, но со временем могут возникнуть потребности в конференц-связи, расширенных функциях вызовов и многочисленных расширениях. Важно, чтобы выбранная телефония позволяла без затруднений и простоев в работе добавлять новые функции или отключать те, которые больше не нужны для вашего бизнеса.

Как с вами будут связываться клиенты

Бизнес-телефония — это не только исходящие, но и входящие звонки. Ваша телефонная система будет одним из первых способов взаимодействия нынешних и потенциальных потребителей с вашим брендом. Поэтому вам необходимо убедиться, что клиенты получат доступ к быстрой и удобной навигации с минимальным ожиданием в очереди.

При выборе онлайн-телефонии следует предусмотреть следующие опции:

• Маршрутизацию звонков — по каким правилам звонки будут переводиться по отделам и конкретным сотрудникам.
• Автоматизированный прием входящих звонков — как будет работать интерактивное голосовое меню, какие опции в нем будут предусмотрены.
• Обработка звонков — какие включают в себя сценарии, каковы график приема и списки номеров.

Функциональность телефонии

Набор опций онлайн-телефонии должен соответствовать задачам бизнеса

Подумайте о том, что необходимо для вашего бизнеса. Выделите различные процедуры, которые регулярно выполняются в вашей организации — как внутри компании, так и со стороны клиента. А затем наметьте, какие функции используются чаще всего и какие варианты усложнят или упростят процессы.

Как правило, провайдеры онлайн-телефонии предлагают следующие опции виртуальной АТС:

• автосекретарь;
• отчетность по звонкам и аналитика;
• интерактивное голосовое меню (IVR);
• аудио- и видеоконференции;
• виртуальные номера с кодом города, 8-800
• шифрование звонков;
• голосовая почта;
• расширенная маршрутизация вызовов;
• запись звонков;
• переадресация звонков;
• идентификатор вызывающего абонента;
• блокировка звонков;
• регистрация звонков;
• персональные приветствия;
• удержание на линии;
• быстрый набор номера.

Выбор тех или иных функций будет зависеть от размера и специфики вашего бизнеса. Например, для небольшого предприятия, которое работает только с местными клиентами, нет смысла подключать к ВАТС все заложенные в ней функции. В этом случае достаточно базовых опций вроде многоканального номера с опциями IVR и обратного звонка.

Надежность и безопасность

Поскольку виртуальные телефонные услуги становятся предпочтительным выбором для владельцев бизнеса, надежность является важным фактором при принятии решения о заключении контракта на услуги с конкретным поставщиком. Важно, чтобы у поставщика услуг было несколько размещенных центров обработки данных с различными схемами маршрутизации и аварийного переключения между ними.

Организации также должны подумать о том, как сотрудники могут продолжать работать эффективно в случае каких-либо сбоев в звонках и как поставщик услуг может помочь решить эту проблему. В качестве резервного плана рекомендуется узнать у поставщика, есть ли у него необходимое оборудование и инфраструктура.

Безопасность и защита данных — факторы, которые нельзя игнорировать. В условиях постоянной угрозы утечки данных и других инцидентов безопасности крайне важно иметь правильные инструменты и протоколы для защиты вашего бизнеса.

Есть несколько ключевых соображений, когда речь идет о защите вашей системы VoIP. Во-первых, вам нужно убедиться, что ваша сеть безопасна и правильно настроена. Это означает, что доступ к системе имеют только авторизованные пользователи, а все данные должным образом зашифрованы. Вы также можете рассмотреть возможность использования службы VPN для защиты вашего VoIP-соединения. Кроме того, вам понадобится надежный план аварийного восстановления на случай каких-либо инцидентов. Соблюдая эти меры предосторожности, вы можете обеспечить безопасность и бесперебойную работу вашей онлайн-телефонии.

Заполни форму короткую форму и получи консультацию

Оставить заявку Отправляя данную форму, вы соглашаетесь с условиями обработки персональных данных

Спасибо!
Ваша заявка отправлена!

В чем преимущества онлайн-телефонии для бизнеса

Почему же бизнес повсеместно выбирает онлайн-телефонию для организации связи внутри предприятия и с клиентами. Можно выделить несколько факторов, которые обосновывают выбор:

• Экономия на установке, обслуживании и оборудовании: нет необходимости делать большие инвестиции перед установкой телефонной системы в облаке. Затраты на техническое обслуживание намного ниже, поскольку вам не нужно заключать контракт на техническое обслуживание, отвечающее за управление системой, или физически иметь сервер в компании.
• Офис доступен из любой точки мира: сотрудники могут работать удаленно из с помощью виртуального коммутатора в облаке. Он идеально подходит для сотрудников, которые много путешествуют, таких как руководители компаний.
• Оптимизирует корпоративный имидж компании: эта виртуальная телефонная система гарантирует, что клиенты не останутся без внимания, когда они связываются с компанией. Время ожидания для этих пользователей также будет сокращено, и им будет предоставлено персональное внимание.
• Удобство для пользователя: для конечных пользователей облачная АТС проста в управлении. Нет необходимости в дополнительных знаниях или специальных навыках, поэтому вы можете сразу пользоваться своей новой АТС.
• Масштабируемость: количество расширений, которое необходимо компании, можно очень легко адаптировать. Вы можете увеличить расширения компании на линии без лишних затрат.
• Простота использования: поскольку облачная АТС не требует администрирования конечных пользователей, ее проще использовать, чем традиционную телефонную систему.

Чек-лист по выбору онлайн-телефонии

Чтобы найти и выбрать подходящую для вас телефонную систему для бизнеса, вы должны ответить себе на ряд вопросов:

• Какую систему телефонии вы сейчас используете?
• Насколько гибким и простым будет переезд, если ваше предприятие подключено к традиционной телефонной сети?
• Сколько звонков вы обрабатываете?
• Сколько вы готовы инвестировать?
• Как работают ваши сотрудники?
• Какие функции вам нужны больше всего?
• Насколько надежно интернет-соединение в вашем офисе?

Системы онлайн-телефонии повышают производительность организации. Эффективная телефонная система обеспечивает улучшенную связь с сотрудниками и клиентами и помогает организациям достигать бизнес-целей с помощью улучшенных коммуникаций для решения вопросов и предоставления профессиональных продаж и поддержки.

В New-Tel у нас есть отраслевой опыт, знания и поддержка, чтобы помочь разработать и предоставить подходящее решение для виртуальной телефонной системы вашей организации. Наши эксперты проанализируют вашу бизнес-модель, дадут рекомендации и помогут вам предоставлять коммуникационные услуги, соответствующие вашим бизнес-требованиям. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваши требования и запросить бесплатную пробную версию нашего сервиса.