Как организовать контроль работников на удаленке

При переходе компании на удаленную работу — полностью или частично, — бизнес всегда сталкивается с проблемой организации контроля. В офисе с надзором за работой сотрудников сложностей нет — каждый на виду. Но с дистанционными работниками могут возникнуть трудности.

У сотрудника на удаленке множество отвлекающих факторов, которые могут снизить его продуктивность. При этом невозможно просить менеджера, чтобы он, например, регулярно включал веб-камеру и показывал, как проходит его рабочий день. Как же грамотно организовать контроль дистанционных работников? Давайте разбираться.

Для чего нужно контролировать удаленных сотрудников

Мониторинг за работой удаленного персонала помогает повысить продуктивность работы всей компании

Контроль дистанционных сотрудников помогает решить две главные задачи:

• Повышает эффективность работы компании

Когда персонал на удаленке находится под контролем, сотрудники меньше отвлекаются от рабочих задач. Так сохраняется их продуктивность и выполнение поставленных KPI.

• Обеспечивает безопасность данных и информации

Дистанционные работники, точно так же, как и офисные, получают доступ к персональной информации клиентов, коммерческим сведениям и прочим закрытым данным. Если сотрудник случайно или намеренно нарушает NDA, последствия для компании могут быть критическими — от репутационных рисков до потери прибыли.

Контроль удаленных сотрудников помогает обеспечить безопасность бизнес-процессов и предотвратить утечку информации. Например, компания будет точно знать, что менеджер не использует нелицензированное ПО, которое может содержать вредоносные вирусы для кражи данных.

Юридически-правовые аспекты контроля удаленных сотрудников

Ни одно предприятие не может контролировать удаленных работников без их согласия. В рабочем регламенте обязательно должна быть информация о том, что в компании предусмотрен соответствующий контроль. При этом сотрудники на удаленке должны ознакомиться с правилами и согласиться с ними в письменном виде.

Статья 22 Трудового Кодекса РФ определяет права работодателя по отношению к сотрудникам. В частности, компания может требовать от работников тщательного выполнения своих обязанностей. В том числе — ввести функцию контроля за трудовой деятельностью. Например, работодатель вправе запретить сотрудникам на удаленке посещать развлекательные веб-ресурсы в рабочее время.

В то же время компания не может контролировать личную информацию работников. В частности, если сотрудник качественно решает поставленные задачи, работодатель не имеет право выяснять, откуда конкретно работает человек — из дома или кафе.

В плане увольнения на удаленщиков распространяются те же статьи ТК РФ, что и на офисных сотрудников. Так, статья 81 дает работодателю право уволить работника, если тот, например, раскрыл коммерческую тайну. А статья 312.8 разрешает разорвать трудовой договор, если работник два дня подряд не выходит на связь или переезжает в район, где нет стабильной телефонной связи или интернет-соединения.

Какие бывают виды контроля дистанционных работников

Контроль удаленной работы сотрудников классифицируют в зависимости от специфики бизнеса и процессов в компании. Например, организация может применять:

• технический мониторинг — с помощью ИТ-систем для учета рабочего времени и выполнения задач;
• управленческий мониторинг — постановку задач, отслеживание KPI;
• самоконтроль сотрудников — самодисциплина и контроль за своими задачами.

Также контролировать удаленщиков можно по результатам их труда:

• проектный контроль — насколько выполнен проект по факту;
• промежуточный контроль — отслеживание краткосрочных задач в течение заданного времени;
• по произвольным точкам — как правило, применяют в компаниях с потоковыми процессами, которые можно разделить на небольшие задачи: разработка отдельного узла, сборка единицы оборудования, качество клиентского сервиса.

Как организовать контроль дистанционных работников

Для начала компания должна четко определить цели и задачи контроля удаленщиков. Как правило, через мониторинг работы дистанционных сотрудников организация увеличивает эффективность персонала и повышает качество товаров или услуг.

Далее необходимо выбрать метод или совокупность методик для контроля в зависимости от ресурсов бизнеса. К распространенным методам относят:

• инструментальные — специальное ПО для учета рабочих процессов: СКУД, CRM, таск-трекеры, аналитические программы и так далее;
• организационные — совещания и планерки в оффлайн- и онлайн формате;
• информационные — рейтинги работников, доски почета, списки особо отличившихся сотрудников;
• показатели эффективности (KPI) — метрики, нацеленные на результат. Например, количество звонков, заключенных сделок, прибыли с заказов за определенный период.

Сегодня компании активнее всего внедряют инструментальные решения для контроля, которые содержат в себе сразу несколько полезных функций. Например, позволяют учитывать рабочие часы, отслеживать план выполнения работ и KPI, собирают аналитику по каждому сотруднику и многое другое.

Как бывают программы для контроля удаленных сотрудников

Рассмотрим несколько популярных решений, которые не только мониторят работу сотрудников, но и обеспечивают безопасность данных.

• CrocoTime

Это сервис отслеживает рабочее время сотрудников и показывает распределение часов труда и отдыха. Здесь же можно отслеживать, какие сайты и программы использовал работник в течения дня. Например, сколько работал в Google Docs, а сколько — смотрел видео в YouTube.

Результаты мониторинга CrocoTime отображает в виде наглядных дашбордов

CrocoTime доступен как в виде установочного пакета, так и в облаке. В первом случае стоимость решения рассчитывают индивидуально, во втором — стартовая цена начинается от 290 рублей за сотрудника. Обе версии можно бесплатно протестировать в течение двух недель.

• Bitcop

Тайм-трекер Bitcop помогает вести контроль работы удаленных сотрудников, отслеживает продуктивность и загруженность работников, фиксирует звонки и мониторит программы, которыми пользуется персонал. При необходимости в Bitcop можно отключить доступ к определенным ресурсам, например, соцсетям и видеохостингам.

Bitcop может показать, как распределяется нагрузка на каждого сотрудника в течение дня

Bitcop можно запустить в скрытом режиме, чтобы повысить достоверность получаемых данных. При этом в сервисе предусмотрена надежная защита от несанкционированного доступа и отключения.

Стоимость коробочной версии программы начинается от 2700 рублей за сотрудника в год. Облачное решение обойдется в 144 рубля в месяц за человека.

• StaffCop

Система контроля рабочего времени StaffCop содержит около 20 функций мониторинга. Здесь есть все необходимые решения: от учета выполненных задач и присутствия на рабочем месте до просмотра рабочего стола работников и блокировки доступа к нерабочим сервисам.

С помощью наглядного дашборда StaffCop покажет, насколько продуктивен каждый сотрудник предприятия

Стоимость решения зависит от количества пользователей и типа лицензии.

Как инструменты IP-телефонии помогут в контроле удаленных работников

Сегодня ради экономии расходов отделы продаж, колл-центры, команды маркетинга и техподдержки часто переводят в дистанционный формат. Помимо удобного ПО для контроля сотрудников, этому способствуют доступные и надежные решения IP-телефонии.

Более того, после подключения к виртуальной АТС, компания получает опции мониторинга работы сотрудников. Так, при работе с IP-телефонией от компании Нью-Тел администраторы системы могут контролировать удаленщиков с помощью:

• записи звонков — в любой момент есть возможность прослушать переговоры с клиентами и оценить, насколько дистанционный сотрудника соблюдает принятые на предприятии стандарты обслуживания;
• аналитика звонков — ВАТС покажет наглядную картину по всем звонкам, в том числе пропущенные вызовы и продолжительность разговоров. Так руководители команд смогут отследить, насколько качественно удаленщики выполняют поставленные KPI.
• рейтинги сотрудников — дашборды в режиме реального времени покажут результативность работы по каждому сотруднику;
• интеграции с CRM — связка ВАТС и системы управления взаимоотношениями с клиентам помогает мониторить каждый этап сотрудничества с покупателями. При этом статус созвона автоматически отображается в клиентской карточке.

Подробнее о возможностях ВАТС можно узнать здесь.

Заключение

Организация работы удаленных сотрудников невозможна без тщательного контроля. Главное здесь — подобрать наиболее надежные методы, которые учитывают права как работодателя, так и работников. В контроле необходима системность, чтобы персонал четко понимал свои задачи и цели компании. Современные ИТ-решения во многом упрощают мониторинг персонала и помогают сделать работу удаленных сотрудников более комфортной и эффективной.