Что такое автосекретарь и как он помогает бизнесу

Телефония — один из ключевых каналов коммуникации с клиентами. Поэтому для любого бизнеса очень важно быстро и точно отвечать на звонки. По мере роста компании увеличивается и количество звонков — обработка их силами сотрудников кол-центра становится затруднительной. Возникает риск длительных простоев на линии и слишком запутанной переадресации между менеджерами. Это может привести к тому, что клиент сбросит звонок, не дождавшись ответа. Решить эту проблему поможет автосекретарь. Рассказываем, что это такое и в чем его преимущества.

Что такое автосекретарь

Функция автосекретаря позволяет разгрузить сотрудников клиентских отделов за счет автоматизации обработки вызовов

Автосекретарь — это функция телефонных систем для бизнеса, в которой есть заранее подготовленное сообщение по заранее подготовленному скрипту. Когда клиент совершает вызов, он слышит автоматический ответ. Автосекретарь приветствует звонящего и предлагает нажать одну из кнопок, чтобы получить информацию о компании, переключиться на менеджера, прослушать предложение о текущих промоакциях и так далее.

Такое решение избавляет клиентов от необходимости запоминать добавочный номер. В то же время автосекретарь снимает нагрузку с живого секретаря, которому не приходится каждый раз вручную переводить звонок на конкретного человека или отдел.

В чем преимущества автосекретаря

Автоматизация обработки входящих звонков — один из простых и надежных инструментов телефонии, который обеспечивает стабильную коммуникацию с клиентами. Вот в чем преимущества такого решения:

• Экономия средств компании

Содержать кол-центр или несколько секретарей — значит, тратить большие финансовые средства. Подбор персонала, обучение, заработная плата — все это приходится учитывать в расходах на телефонию.

Услуга автосекретаря позволяет оптимизировать бюджет. Эта функция берет на себя большую часть задач по управлению вызовами, за счет чего компания получает возможность направить сэкономленные средства на решение более сложных бизнес-задач. Но во сколько обходится автосекретарь? Фактически бесплатно. Например, для абонентов New-Tel эта опция по умолчанию входит в базовый пакет услуг на любых тарифах без дополнительной платы.

• Ускоренная обработка вызовов

Функция автосекретаря предлагает широкий набор возможностей по управлению вызовами, что снимает нагрузку с менеджеров и операторов. Эта опция позволяет быстро предоставить клиенту базовую информацию, например о времени работы компании или об адресе офиса. А в сложных случаях, требующих участия менеджера, автосекретарь без промедлений перенаправит вызов на нужного сотрудника.

• Круглосуточная работа

Компания может получать несколько сотен звонков в день. Однако обслуживание клиентов ограничено рабочими часами менеджеров, выходными и праздничными днями. А проблема у клиента может возникнуть в любое время. И если он не получит ответ на вопрос, компания вполне может потерять ценный и перспективный актив.

Автосекретарь обрабатывает звонки 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Телефония включает несколько скриптов, которые можно настроить на определенные дни недели. Например, в рабочие дни автосекретарь переводит звонки на менеджеров, а в выходные — озвучивает основную информацию о продукте и предлагает оставить сообщение для дальнейшей связи с менеджером.

• Стабильное качество обслуживания

Автосекретари предлагают клиентам единообразный и последовательный опыт обслуживания. Обработкой звонков занимается цифровая система, которая, в отличие от человека, не подвержена перепадам настроения, усталости и прочим факторам.

• Профессиональная репутация компания

Практика показывает, что пропущенные звонки могут привести к неприятным последствиям для бизнеса. Наличие автосекретаря означает, что ни один из потенциальных покупателей продукта не останется без внимания. Компания сможет обеспечить качественное и своевременное обслуживание клиентов, что положительно скажется на профессиональном имидже бренда.

Заполни форму короткую форму и получи консультацию

Оставить заявку Отправляя данную форму, вы соглашаетесь с условиями обработки персональных данных

Спасибо!
Ваша заявка отправлена!

Как составить сценарий для автосекретаря

Автоматизация обработки входящих звонков — один из простых и надежных инструментов телефонии, который обеспечивает стабильную коммуникацию с клиентами. Вот в чем преимущества такого решения:

• Экономия средств компании

Содержать кол-центр или несколько секретарей — значит, тратить большие финансовые средства. Подбор персонала, обучение, заработная плата — все это приходится учитывать в расходах на телефонию.

Услуга автосекретаря позволяет оптимизировать бюджет. Эта функция берет на себя большую часть задач по управлению вызовами, за счет чего компания получает возможность направить сэкономленные средства на решение более сложных бизнес-задач. Но во сколько обходится автосекретарь? Фактически бесплатно. Например, для абонентов New-Tel эта опция по умолчанию входит в базовый пакет услуг на любых тарифах без дополнительной платы.

• Ускоренная обработка вызовов

Функция автосекретаря предлагает широкий набор возможностей по управлению вызовами, что снимает нагрузку с менеджеров и операторов. Эта опция позволяет быстро предоставить клиенту базовую информацию, например о времени работы компании или об адресе офиса. А в сложных случаях, требующих участия менеджера, автосекретарь без промедлений перенаправит вызов на нужного сотрудника.

• Круглосуточная работа

Компания может получать несколько сотен звонков в день. Однако обслуживание клиентов ограничено рабочими часами менеджеров, выходными и праздничными днями. А проблема у клиента может возникнуть в любое время. И если он не получит ответ на вопрос, компания вполне может потерять ценный и перспективный актив.

Автосекретарь обрабатывает звонки 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Телефония включает несколько скриптов, которые можно настроить на определенные дни недели. Например, в рабочие дни автосекретарь переводит звонки на менеджеров, а в выходные — озвучивает основную информацию о продукте и предлагает оставить сообщение для дальнейшей связи с менеджером.

• Стабильное качество обслуживания

Автосекретари предлагают клиентам единообразный и последовательный опыт обслуживания. Обработкой звонков занимается цифровая система, которая, в отличие от человека, не подвержена перепадам настроения, усталости и прочим факторам.

• Профессиональная репутация компания

Практика показывает, что пропущенные звонки могут привести к неприятным последствиям для бизнеса. Наличие автосекретаря означает, что ни один из потенциальных покупателей продукта не останется без внимания. Компания сможет обеспечить качественное и своевременное обслуживание клиентов, что положительно скажется на профессиональном имидже бренда.

Как составить сценарий для автосекретаря

Автосекретарь в структуре телефонии часто обеспечивает точку первого контакта с клиентом. Поэтому важно сразу произвести хорошее впечатление, показать профессионализм компании и ее готовность решить проблему потенциального покупателя. Содержание сценария должно отражать миссию компании, ее ценности и пользу для клиента. Здесь важно понимать свою целевую аудиторию, продумать tone of voice — благодаря этому вы установите надежную коммуникацию при обработке входящих звонков.

Приведем несколько примеров, как можно сформулировать содержание скрипта под различные ситуации:

Звонок в кол-центр

Здравствуйте и спасибо, что позвонили в [название компании]. Если вы знаете добавочный номер абонента, с которым вы пытаетесь связаться, вы можете набрать его на клавиатуре вашего телефона.

Чтобы поговорить с торговым представителем, нажмите 1.

Чтобы связаться с агентом службы поддержки, нажмите 2.

Чтобы связаться с финансовым отделом, нажмите 3.

Если вы хотите узнать время работы и адрес нашей компании, нажмите 4.

Если вы хотите поговорить с оператором, нажмите 0 или нажмите 9, чтобы прослушать сообщение еще раз.

Базовый звонок клиента

Здравствуйте и спасибо, что позвонили в [название компании].

Чтобы перейти в каталог нашей компании, нажмите 1.

Для получения дополнительной информации о [Название компании] нажмите 2.

Если вы уже являетесь клиентом, нажмите 3.

Чтобы задать вопросы по оплате, нажмите 4.

Чтобы повторить пункты меню, нажмите 9.

Для всех остальных запросов нажмите 0.

Звонок по продукту

Спасибо, что позвонили в [название компании]. Чтобы получить дополнительную информацию о наших продуктах, нажмите 1.

Если у вас есть вопросы по устранению неполадок, нажмите 2.

Чтобы задать вопросы по оплате, нажмите 3.

По всем другим вопросам, пожалуйста, оставайтесь на линии и наш представитель будет рад помочь вам.

Звонок в нерабочее время

Спасибо, что позвонили в [название компании]. Наши офисы в настоящее время закрыты. Наши часы работы: с понедельника по пятницу с 9:00 до 20:00 и в субботу с 9:00 до 12:00.

Если вы хотите оставить сообщение в нашем общем голосовом почтовом ящике, нажмите 1. Представитель свяжется с вами на следующий рабочий день.

Чтобы перейти в каталог нашей компании, нажмите 2.

Чтобы узнать часы работы и адрес нашего офиса, нажмите 3.

Вы также можете написать нам по адресу [электронная почта компании].

Для получения дополнительной информации о наших продуктах и ​​услугах, пожалуйста, посетите нас на [веб-сайт].

Чтобы повторить это сообщение, нажмите клавишу *.

Как загрузить голосовое сообщение для автосекретаря

Меню звуковых файлов в личном кабинете New-Tel

Как правило, для управления записями автосекретаря предусмотрены специальные опции в настройках офисной телефонии. Так, в личном кабинете New-Tel для загрузки звуковых файлов вам необходимо выбрать в общем меню соответствующий раздел и нажать на кнопку «Добавить файл». Далее вам останется лишь создать описание для файла, например «Приветствие, звонок для отдела контроля качества, рабочее время, женский голос».