Как автоматизировать отдел продаж

Рутинные и повторяющиеся процессы — все это неизбежно в любом бизнесе. В том числе и в работе отдела продаж. Менеджеры вынуждены тратить немало времени на квалификацию клиентов, обработку типовых заявок, создание отчетов. При этом из внимания выпадают более сложные задачи по управлению сделками. Сегодня технологии позволяют автоматизировать рутинные процессы по продажам и сделать работу сейлзов более эффективной.

Что такое автоматизация и зачем она нужна

С помощью автоматизации компания может более четко контролировать бизнес-процессы без лишних затрат на типовые задачи. Designed by stories / Freepik

Автоматизация продаж — это управление ручными и трудоемкими задачами с использованием программного обеспечения, искусственного интеллекта и других цифровых инструментов. Такой подход позволяет:

• повысить производительность и эффективность торговых представителей;
• ускорить процесс продаж, сделать его более точным и качественным;
• увеличить охват потенциальных клиентов;
• оптимизировать задачи менеджеров;
• сократить время отклика на заявки клиентов;
• поддержать согласованность всех рабочих процессов в отделе продаж;
• более эффективно управлять бюджетом компании.

Автоматизация приносит ощутимые преимущества сразу на всех уровнях департамента по продажам.

Так, руководство и топ-менеджеры получают доступ к актуальной аналитике для принятия управленческих решений и операционного планирования. Директор по маркетингу имеет стабильный доступ к детальным отчетам об эффективности рекламных каналов для оптимизации маркетинговой стратегии. Директор по продажам может более качественно контролировать каждый этап воронки продаж. А у менеджеров по продажам появляется возможность эффективно планировать рабочее время и акцентировать внимание на сложных задачах.

Какие инструменты помогают автоматизации продаж

Сегодня для автоматизации процессов продаж компании могут использовать следующие инструменты:

Средства автоматизации в ВАТС

Опции автоматизации ВАТС упрощают работу отдела продаж по обслуживанию клиентов

Решение для облачной телефонии обычно содержит множество полезных опций для автоматизации. Основные из них:

• Переадресация номеров — звонки на многоканальные номера распределяются согласно заданным скриптам: очередность, время, занятость менеджеров и прочее.
• FMC — IP SIM-карта, которая превращает мобильный телефон менеджера в мобильный офис. Этот сервис поддерживает все необходимые опции IP-телефонии: переадресацию, очередность звонков, автосекретаря и так далее.
• IVR — автоматизированная система, которая автоматически принимает звонки и обрабатывает их по назначенным скриптам. Например, подтверждает статус заказа, информирует клиента по продукту, переводит звонок на оператора, собирает обратную связь.
• Архив звонков — автоматическая запись и хранение разговоров позволяет отслеживать правильность выполнения скриптов, разрешать спорные ситуации, анализировать запросы пользователей.
• Автоматический обзвон — обеспечивает широкий охват клиентов для голосовых рассылок, опросов, автодозвонов.

Кроме того, автоматизировать продажи помогут готовые интеграции ВАТС с популярными сервисами: CRM, бухгалтерскими системами, логистическими платформами. Например, одна из наиболее полезных опций в интеграции CRM и ВАТС — кол-трекинг. Отдел продаж получает актуальную информацию о том, какие рекламные каналы приносят телефонный трафик, сегментирует звонки, учитывает пропущенные вызовы и многое другое. Ранее мы подробнее рассказаывли о кол-трекинге и его преимуществах.

#FEEDBACK_FORM_ANIMATED#

Системы по управлению проектами

Такие платформы помогают распределять задачи между менеджерами и четко отслеживать, кто и на каком этапе работы находится. С помощью системы управления проектами руководство отдела продаж видит зоны ответственности, ставит сроки выполнения, комментирует происходящее и вносит правки. Таким образом, основное назначение платформы — создать централизованное управление проектами и избежать путаницы.

Сервисы для объединения каналов

Одним клиентам удобнее общаться через email, другим — по телефону, третьим — в мессенджерах. Если разрозненно отслеживать все эти каналы, можно упустить часть коммуникаций.

Сервисы для объединения каналов решают эту проблему. Менеджеры отдела продаж получают доступ к единому интерфейсу, который собирает все каналы и ведет архив всех взаимодействий.

Автоматизированные рассылки

Рассылки вручную — это долго и дорого. Ведь нередко к этой задаче приходится привлекать дополнительных маркетологов, которые будут составлять шаблоны рассылок, заполнять их, следить за отправкой.

Автоматизация берет все эти задачи на себя — достаточно один раз настроить рассылку с учетом таргетингов. Сотрудники отдела продаж через автоматизацию рассылок могут отслеживать, какие письма открывают чаще и в целом конверсию сообщений, чтобы создавать более персонализированные предложения.

Дашборды

Дашборд — это инструмент, который визуализирует показатели эффективности на едином и доступном для всех экране. С его помощью отслеживают, сколько звонков обработал каждый менеджер, сколько сделок он заключил и на какие суммы.

Ключевое удобство дашбордов — вся информация доступна в режиме реального времени. То есть руководителям команд сейлзов не нужно ждать конца месяца, чтобы понять, как выполнен план продаж. Такое решение позволяет фиксировать текущие показатели, сопоставлять их с планами и при необходимости эти планы корректировать.

Как настроить автоматизацию отдела продаж

Выбор конкретных инструментов для автоматизации зависит от задач бизнеса и его возможностей. Designed by katemangostar / Freepik

Автоматизация — это процесс, состоящий из нескольких этапов:

Шаг 1: Определить процессы, которые необходимо автоматизировать

На начальном этапе необходимо определить наиболее трудоемкие задачи, которые отнимают время сотрудников, но не приносят дохода. Как правило, это повторяющиеся, однотипные процессы на каждом этапе воронки продаж.

Шаг 2: Определить цели автоматизации

Ключевая цель компании — увеличение прибыли. Помимо этого, автоматизация поможет решить дополнительные цели:

• Обеспечить прирост клиентов и повысить их лояльность.
• Ускорить ведение и закрытие сделок.
• Усилить контроль над работой сотрудников.
• Разгрузить менеджеров от выполнения рутинных процессов.
• Сегментировать клиентскую базу — например, на целевых и нецелевых клиентов.
• Обеспечить тщательный контроль за выполнением показателей.

Определение целей поможет выбрать наиболее подходящие инструменты для автоматизации и систематизировать их работу — например, через интеграции.

Шаг 3: Подсчет бюджета

На этом этапе вам необходимо определить, сколько компания готова инвестировать в автоматизацию. Конкретные суммы зависят от объема работ: какие процессы нужно автоматизировать, какое количество лицензий и аккаунтов понадобится, в какие сроки будет проведена автоматизация.

Шаг 4: Выбор сервисов для автоматизации

Универсального средства для решения всех задач в любой сфере бизнеса не существует. Сегодня компаниям доступен широкий спектр инструментов, помогающих закрывать те или иные задачи — отслеживать эффективность рекламных каналов, упрощать контроль за сотрудниками, вести учет звонков и прочее. Выбор конкретных инструментов строится на основе целей и задач бизнеса.

Вам необязательно сразу инвестировать в большое количество сервисов. Многие разработчики и провайдеры предлагают протестировать их решения бесплатно в течение определенного времени — от недели до месяца. Обычно в конце тестового периода компания понимает, будет ли ей полезен тот или иной инструмент и стоит ли приобретать полную версию.

Шаг 5: Внедрение инструментов

Здесь важно определить исполнителей. Это могут быть:

• Непосредственно сотрудники отдела продаж — понадобится руководитель по внедрению, который хорошо разбирается в цифровых технологиях и сможет передать свой опыт подчиненным.
• Приглашенные специалисты — обычно они помогают в выборе инструментов и обучают сотрудников работе с ними. Однако такие специалисты редко берутся за настройку сервисов.
• Компании на аутсорсе — самый дорогой, но эффективный вариант. Компания по запуску систем автоматизации возьмет на себе полный спектр задач — от выбора инструментов до их внедрения и настройки.

Шаг 6: Аналитика результатов

Через определенное время после запуска автоматизации необходимо проанализировать, насколько эффективными оказались выбранные инструменты. Возможно, понадобится добавить функции того или иного сервиса, например подключить дополнительные опции в ВАТС.

Заключение

Автоматизацию процесса продаж нельзя рассматривать как полное замещение абсолютно всех рабочих процессов. Так, непосредственное взаимодействие с клиентами и закрытие сделок останутся под контролем менеджеров. Автоматизация — это вспомогательная процедура. С ее помощью отдел продаж возьмет под контроль типовые процессы, снимет часть нагрузки с сотрудников, сделает их работу более прозрачной и эффективной.