Ведение любого бизнеса невозможно без использования телефонной связи. Для ее организации внутри офиса традиционно принято устанавливать мини-АТС. При этом нередко у владельцев бизнеса возникают вопросы. Мини-АТС — что это такое? Как с ней работать? Можно ли с ее помощью сэкономить на связи с клиентами? Ответы на эти вопросы — в статье.
Что такое мини-АТС
Офисная мини-АТС — это специализированное устройство, в которое заведены наружные телефонные кабели, и из которого исходят внутренние линии. Подключение мини-АТС позволяет большому числу внутренних пользователей одновременно работать с небольшим количеством внешних номеров. Традиционно для организации такой связи, помимо самой офисной АТС, необходимы физические кабельные линии и телефонные аппараты, располагаемые на столах у сотрудников. Однако в настоящее время руководители компаний все чаще отказываются от традиционных аналоговых и гибридных станций с проводными линиями, предпочитая купить мини-АТС виртуального типа и организовать в своих офисах IP-телефонию. Виртуальная (другое название — облачная) телефонная станция уже успела себя зарекомендовать как высокофункциональный вид связи.
Как работает мини-АТС
Мини-АТС — это собственная телефонная станция компании. Традиционная внешняя АТС представляет собой огромное количество подключенных друг к другу компьютеризированных машин и занимает немало пространства. Тогда как ее уменьшенную копию — мини-АТС — можно разместить на одном офисном столе. А в случае виртуальной АТС вообще не потребуется какое-либо дорогостоящее оборудование — серверы находятся на стороне провайдера.
Принцип работы мини-АТС основан на создании автономной и локальной телефонной сети внутри предприятия. В офисе устанавливают коммутационный центр, к которому подключают внутренние телефоны. У каждого телефона свой уникальный короткий номер в системе. Это в разы упрощает внутреннюю связь между сотрудниками.
Мини-АТС связывает внутренние телефоны с городской и мобильной сетью. Клиенты звонят со своих телефонов и попадают на офисный коммутатор — мини-АТС. Тот в свою очередь направляет звонок на свободного сотрудника.
#FEEDBACK_FORM_ANIMATED#Возможности мини-АТС
Функции мини-АТС заключаются в следующем:
- Создает несколько параллельных многоканальных линий.
- Распределяет входящие звонки между сотрудниками.
- Удерживает клиента, если все линии заняты.
- Перехватывает звонок с занятого номера и переводит его на свободного сотрудника.
- Позволяет организовать конференц-связь.
- Регулирует звонки по времени суток — например, автоматически переводит все входящие на пост охраны или дежурную группу сотрудников.
- Позволяет подключать автосекретаря с записанным приветствием и алгоритмом перенаправления клиентам: «Нажмите 1/2/3, чтобы…»
- Соединяет сотрудников через быстрый набор короткого номера.
- Записывает данные о звонках: время, длительность, статус «принят/не принят» и прочее.
Таким образом, возможности мини-АТС позволяют решать целый комплекс бизнес-задач, связанных с коммуникацией между организацией и клиентами.
Мини-АТС и IP-телефония
Владельцы мини-АТС могут подключиться к IP-телефонии для звонков через интернет. Для этого есть два варианта реализации:
- Установить в мини-АТС специальную плату расширения — это решение довольно дорогостоящее, а кроме того, такую плату нужно подбирать точно под модель АТС.
- Интегрировать в мини-АТС VoIP-шлюз — менее затратное решение, которое все же требует участия технических специалистов.
Впрочем, переход к IP-телефонии не обязательно должен быть сопряжен с покупкой оборудования. Более гибкая, доступная и эффективная процедура — перейти на виртуальную АТС. В таблице — преимущества такого решения:
|
Функционал |
Мини-атс |
Виртуальная АТС |
|
Как настроить |
Это делает мастер |
Это делает сам сотрудник в личном кабинете. Для решения проблем — бесплатная техподдержка |
|
Как изменить настройки (переадресация и т. д.) |
Нужно вызывать мастера, чтобы перепрограммировать АТС |
Нужно зайти в личный кабинет и поставить «галочку» для требуемой функции |
|
Возможность подключить многоканальный номер 8800 или 8804 |
Все номера одноканальные, подключить многоканальные можно через IP. Это дороже и сложнее |
Номера по умолчанию идут на 100 линий. Подключаются проще и дешевле |
|
Что происходит при переезде |
АТС надо перепрограммировать, номер меняется |
Номер и настройки сохраняются, где бы вы ни были |
|
Куда поступают звонки |
На стационарные телефоны |
На стационарные телефоны, sip-телефоны, мобильные, компьютеры и планшеты |
|
Стоимость звонков по международным и междугородним направлениям |
По обычному тарифу |
Существенно дешевле |
|
Можно ли увеличить число номеров внутри компании? |
Нет: надо докупать модули или менять АТС |
Да: добавляйте сколько угодно номеров |
|
Можно ли подключить удаленных абонентов, номер в другом регионе, стране? |
Только через IP |
Можно подключить виртуальный номер региона и страны, не открывая там филиал |
|
Стоимость звонков для ваших партнеров и клиентов |
Оцениваются по тарифам оператора связи: как междугородние, международные |
Дешевле: они не будут считаться междугородними или международными |
|
Слышит ли звонящий короткие гудки? |
Да, линия может быть занята |
Звонящий не услышит коротких гудков, а сразу будет переведен на свободного сотрудника |
|
Доступность видеотрансляций и конференций |
Нет, а если есть, то только в пределах офиса |
Доступно для всех сотрудников, в том числе удаленных (в любой точке мира) |
|
Возможность получать статистику |
Нужно приглашать специалистов и выгружать |
Вся статистика, аналитика и отчетность в личном кабинете, можно зайти и посмотреть в любой момент |
Отличие мини-АТС от «железной»
Главные преимущества «железной» мини-АТС — надежность и легкость в эксплуатации. Однако современные виртуальные IP-технологии уже не уступают по своей надежности, а по простоте работы даже выгодно отличаются от старых проводных.
Недостатков у аналоговых офисных АТС значительно больше:
- Привязка к стационарным проводным телефонным аппаратам.
- Длительные установка, монтаж, программирование — в зависимости от масштаба компании эти процесс может занимать от 3-4 дней до нескольких недель.
- Настройка аппаратной части и обслуживание мини-АТС по силам только квалифицированным сотрудникам. Поэтому компании приходится содержать таких специалистов в своем штате или заключать договор аутсорсинга с профильной организацией.
- Быстрое моральное устаревание оборудования. При увеличении персонала компании требуются дополнительные затраты на покупку новых карт расширения, портов, а если это расширение невозможно, приходится покупать новую мини-АТС.
- При выходе оборудования из строя требуется срочное вмешательство специалиста, в противном случае работники не смогут выполнять свои должностные обязанности.
- Небольшое число сервисных возможностей. Традиционная аналоговая телефонная связь дает мало «пространства» для настройки и расширения различных опций.
- Низкая масштабируемость — технически затруднительно увеличить число телефонных линий.
- При переезде в другой офис неизбежно возникают дополнительные затраты на демонтаж, коммутацию и перенастройку станции.
- Высокая стоимость звонков по междугородным и международным линиям. Это особенно критично для компаний, работающих по всей России или имеющих зарубежных партнеров.
Преимущества IP-телефонии
Простое подключение. Подключиться к виртуальной АТС можно за 10-15 минут. Для этого достаточно зарегистрироваться на портале провайдера, и с этого момента работники могут звонить и принимать звонки на общий многоканальный номер. Для этого не требуется дорогого и громоздкого оборудования. Достаточно иметь компьютер, ноутбук или смартфон с выходом в интернет.
Автономность и мобильность. Работники организации не ограничены в перемещениях, имеют возможность выполнять свою работу вдалеке от офиса, при этом с ними сохраняется контакт. Адрес, где расположен офис, и даже наличие или отсутствие самих офисных помещений не оказывают никакого влияния на функционирование виртуальной сети.
Отсутствие проводов, которые портят интерьер помещений, могут создавать препятствия при передвижениях.
Гибкие настройки. Зайдя в свой личный кабинет, работник получает возможность изменять и настраивать опции в индивидуальном порядке в зависимости от своих полномочий и должностных обязанностей.
Большой выбор различных функциональных возможностей.
Сохранение номера после переезда в другой офис и даже в другой регион. Это удобно сотрудникам компании и особенно ее клиентам. Их не придется обзванивать и информировать о смене номера телефона.
Возможность быстрой организации call-центра.
Выгодные междугородние и международные тарифы. Вызов может быть направлен в любую точку мира, и звонок обойдется значительно дешевле, чем в случае с обычной проводной связью.
Отсутствие необходимости держать специалиста, который будет выполнять администрирование и техническое обслуживание.
Легкая интеграция с другими системами.
Наличие пакетных приложений, возможность получения у провайдера персональных сервисных услуг высокого качества.
Применение мини-АТС в бизнесе
Компания может управлять звонками и выполнять их по составленному заранее расписанию. Вы можете выбрать направление переадресации и задать свои правила в настройках АТС.
Ключевое назначение мини-АТС — быстрое переключение между сотрудниками и отделами. Управлять звонками можно, не прерывая вызов. Это экономит время клиента и сотрудника на линии.
В настройках личного кабинета администратор мини-АТС при необходимости настроит приветствия с записанными сообщениями. Это сделает работу с клиентами персонализированной.
Программная мини-АТС значительно экономит расходы на связь. Компании не нужно закупать дорогостоящее оборудование, прокладывать линии телефонии, нанимать персонал для обслуживания.
Вы можете подключить несколько офисов к одной телефонной системе, чтобы сотрудники разговаривали друг с другом бесплатно.
Офисная АТС — это вариант «старой формации», который приемлем, если станция уже есть, давно работает и вы не планируете подключать никаких дополнительных функций для бизнеса. Вложения в IP-телефонию окупаются быстро и дают эффект экономии в будущем.
Посмотреть тарифы на виртуальную АТС.
Попробуйте бесплатную тестовую версию!