Как организовать связь в офисе: выбираем, подключаем, настраиваем

Организовать связь в офисе можно посредством аналоговой и IP-телефонии. Аналоговая телефонная связь дешевле в плане оборудования, но дороже по тарифам, особенно если вы часто звоните в регионы или в другие страны. IP-телефония не требует сверления стен и прокладки проводов и снижает расходы на междугородние и международные звонки, дает возможность подключить горячую линию, статистику, запись звонков, переадресацию. Разберемся, как организовать телефонную связь в офисе, чтобы было удобно и выгодно.

Схемы организации IP-телефонии

Для подключения телефонии есть две основные схемы.

С помощью офисной АТС

Многоканальная аналоговая мини-АТС распределяет линии на внутренние номера абонентов. Одним номером здесь будут пользоваться много сотрудников, а количество одновременных входящих/исходящих вызовов будет не больше, чем установлено линий.

При такой схеме вам понадобится собственная мини-АТС — аналоговая, цифровая или гибридная, — которую необходимо подключить к серверу. В роли сервера может выступать стационарный компьютер или ноутбук. У каждой разновидности мини-АТС — свои особенности:

• Аналоговая — самая доступная по стоимости одного порта.
• Цифровая — преобразует аналоговый сигнал в цифровой, после чего соединяет абонентов по телефонной линии.
• Гибридная — позволяет подключать аналоговые и виртуальные телефоны.

Мини-АТС подключается к сетям IP-телефонии через скоростное интернет-соединение. Для работы с такой системой необходимы шлюзы FXO и FXS, которые поддерживают протокол SIP. После подключения провайдер настраивает маршрутизацию звонков между ТСОП (телефонными сетями общего пользования) и IP-сетью.

Кроме того, для каждого телефона в офисе устанавливают уникальный номер, который связывается с городским номером. Это позволяет настроить переадресацию с городского номера на внутренний. Мини-АТС может работать и с сотовой сетью. Для этого АТС подключают к GSM-шлюзу с установленной в него SIM-картой.

С помощью виртуальной АТС

Это схема телефонии в офисе, при которой установлена IP-АТС и все звонки идут через интернет. В этой схеме номера могут быть многоканальные, при этом допускается большое количество внешних и внутренних линий.

Одно из главных преимуществ ВАТС — с такой схемой вам не требуется закупать дорогостоящее оборудование, тратить время на его установку, подключение и настройку. Сервер для соединения абонентов находится у провайдера. Компании, которая подключает ВАТС, достаточно приобрести периферийные устройства: SIP-телефоны или гарнитуры для работы с программными телефонами. Кроме того, к ВАТС можно подключить и аналоговые телефоны с помощью VoIP-шлюза.

При работе с ВАТС звонки проходят через облачный сервер, который переадресует пакеты голосовых данных на подключенные устройства. При этом виртуальную АТС можно интегрировать с офисной CRM, в которой будет отображаться информация по каждому звонку.

Какой способ выбрать?

Заполни форму короткую форму и получи консультацию

Оставить заявку Отправляя данную форму, вы соглашаетесь с условиями обработки персональных данных

Спасибо!
Ваша заявка отправлена!

Схема с мини-АТС подойдет для компаний, где в приоритете внутрикорпоративные разговоры, не нужны дополнительные функции и нет большого числа звонков от контрагентов, клиентов. Она привязана к локации, поэтому при переезде придется менять номера.

Важный момент — для настройки, обслуживания и поддержки мини-АТС необходим квалифицированный персонал в штате компании. Технический отдел будет отвечать за подключение номеров, настройку переадресации и доступ к статистике звонков.

ВАТС подойдет для крупных компаний и call-центров, где много входящих и исходящих звонков, в том числе из других стран и регионов, а также внутрикорпоративных звонков. С ее помощью можно реализовать внутриофисную беспроводную связь и call center, легко менять настройки, включать дополнительные функции. Она не привязана к геолокации, поэтому можно переезжать, не меняя номеров.

С ВАТС вы без лишних сложностей получаете доступ к многоканальным номерам любых необходимых форматов — от обычных городских до коротких для внутренней связи. При этом за обслуживание и поддержку ВАТС полностью отвечает провайдер. Поэтому компания может сэкономить не только на закупке оборудования, но и на найме технических специалистов.

Важно: если у вас есть аналоговая мини-АТС и вы хотите перейти на виртуальную IP-телефонию, то ничего менять не придется – виртуальная АТС подключается к уже существующей офисной АТС. Номера те же, но расширяется функционал и число линий.

Схема IP-телефонии в офисе

Рассмотрим пример.

На схеме IP-телефонии выше связан главный офис и филиал. Филиал может находиться где угодно – в регионах, в другой стране. Внутри сети сотрудники звонят друг другу по внутренним добавочным номерам (510, 610 и т. д.), а для выхода в общую сеть набирают префикс и номер. Кстати, на внешнюю линию можно подключить бесплатные номера 8-800 и 8-804. На картинке мы объединили обычный шлюз и GSM, но в реальности они чаще отдельные. Сервер IP-телефонии может быть как настоящий Rack-mount-сервер (как на схеме), так и обычный компьютер с программой. Или его вовсе может не быть, если вы на виртуальной АТС.

Установка IP-телефонии в офисе

Для установки IP-телефонии вам необходимо составить техзадание и предусмотреть в нем:

• Количество и виды аппаратов, которые вы будете подключать. У вас есть городские телефоны и вы хотите подключить их? Или же вы будете принимать звонки с мобильных, компьютеров, планшетов? Или планируете приобрести IP-телефоны? Укажите эту информацию и количество техники. Например, «в нашей системе будут 2 аналоговых телефона, 4 мобильных, 6 компьютеров, и мы готовы приобрести дополнительно IP-телефоны при расширении штата».
• Количество внешних и внутренних линий. Внешние – это номера, полученные у провайдера для звонков клиентам, контрагентам, партнерам, а внутренние – это добавочные номера для звонков сотрудников друг другу. От количества номеров, которые вам нужно подключить, зависит выбор VoIP-шлюза – смотрите, сколько там портов для внешних и внутренних линий.
• Нужна ли вам мини-АТС или вы будете подключаться к виртуальной АТС? Своя АТС подходит, если вы готовы самостоятельно администрировать сеть. В виртуальной АТС за всю отладку отвечает провайдер.
• Бюджет. Исходя из него выбирают провайдера и тарифы.
• Цели и планы по телефонии. Если планируется расширение и требуется гибкость настроек, то лучше отдавать предпочтение цифровой IP-телефонии, а не аналоговой. Аналоговую тоже можно перенастраивать, но это дороже, дольше и хлопотнее.

С этим техзаданием обратитесь к провайдеру – поставщику IP-телефонии или к своему IT-администратору, если вы хотите свою АТС в офисе.

Предположим, у вас два офиса – центральный и филиал. Составляем техзадание:

• В центральном офисе 8 пользователей – 2 будут на IP-телефонах и 6 на аналоговых. Плюс 3 удаленных сотрудника на мобильных. Работает аналоговая линия, доступ в интернет, и нужно настроить также связь с регионами через IP-телефонию, чтобы сэкономить на тарифах.
• В филиале 6 пользователей – все на обычных городских телефонах, плюс нужна связь с регионами.

Подключение IP-телефонии в офисе с собственной АТС

Как сделать телефонную сеть в офисе? Во-первых, подать заявку провайдеру IP-телефонии и выбрать тарификацию. Во-вторых, подготовить оборудование:

• Если вы хотите администрировать сеть самостоятельно, то понадобится IP-АТС с поддержкой SIP. Если вы подключаетесь к виртуальной АТС, то нужно просто обратиться к провайдеру, он вас подключит («железо» вам в таком случае покупать не нужно).
• IP-телефоны – желательно с поддержкой PoE, чтобы не подключать к розетке. IP-телефон подключается к роутеру через кабель или через Wi-Fi (беспроводное подключение). Популярные и удобные модели IP-телефонов есть у Panasonic, Yealink, Grandstream. Мы рекомендуем использовать технику с поддержкой PoE, чтобы подключить технику к блоку бесперебойного питания.
• Аналоговые городские телефоны «превращают» в IP после покупки и подключения VoIP-шлюзов. Если у вас кроме городских будут еще и мобильные телефоны, то для них нужен VoIP GSM-шлюз.
• Если вы хотите звонить с мобильного, планшета или компьютера, то вам нужна программа софтфон. Мы рекомендуем такие софтфоны, как X-Lite, Zoiper, 3CX Phone.
• Также понадобятся кабели, розетки RJ-45, свичи + розетки или свичи с PoE (те, что работают без электричества).
• Роутер и хороший интернет с устойчивым сигналом от 512 Кбит/с. От этого зависит качество связи и чистота звука.

Вместо VoIP-шлюза можно взять VoIP-адаптер. Разница в том, что через шлюз можно подключиться не только к телефону, но и к телефонной сети. А адаптер подключает только телефоны.

Настройка IP-телефонии в офисе

Настройка IP-телефонии проходит в 8 этапов:

1. В каждом офисе устанавливают IP-АТС.
2. Аналоговые телефоны с помощью кабелей RJ подключают в FXS-порт шлюза.
3. Теперь нужно настроить шлюз в АТС. Для этого его подключают к ноутбуку, на нем настраивают SIP-аккаунты и маршрутизацию. Сетевой интерфейс перезапускают.
4. VoIP-шлюз через Ethernet-порт подключают в порт FXO к АТС и включают в розетку. На DHCP-сервере нужно посмотреть его IP-адрес и через веб-интерфейс во встроенном SIP-прокси настроить внутренние номера в каждом офисе. Это будет соответственно 8 и 6 аккаунтов с короткими номерами: например, для головного офиса – номера с 600 по 607, для филиала – номера с 500 по 506. Все сотрудники смогут созваниваться по коротким добавочным номерам.
5. Таким же образом нужно подключить мобильные телефоны удаленных сотрудников к VoIP GSM-шлюзу. Аналогично настраиваются для них короткие номера с 608 по 610.
6. Теперь в АТС регистрируете IP-телефоны.
7. Проводите SIP-регистрацию АТС у провайдера вашей IP-телефонии.
8. Настраиваете маршрутизацию на АТС. Например, нам нужен выход в городскую сеть – для этого задайте префикс для выхода (обычно через девятку). Для звонков на межгород настраивается выход и через IP-телефонию, и через аналоговую общую сеть, чтобы в случае отключения интернета не остаться без связи. В настройках указываем, что звонки по коротким номерам проводятся через IP-телефонию.

Если вы подключаетесь к виртуальной АТС, то сервер вам не нужен, только роутер и шлюз. Все настройки будут проводиться в личном кабинете на компьютере, для этого не нужно привлекать сисадмина и владеть навыками программирования. А в случае проблем вам поможет служба поддержки вашего провайдера.

Офисная связь – это не только аппаратная и техническая часть. Также важно выбрать подходящий номер, который будет отвечать бизнес-задачам компании. Номер – это визитная карточка предприятия, которая будет привлекать клиентов и выделять бренд на фоне конкурентов.

Удобным будет виртуальный многоканальный номер, который позволит одновременно обслуживать большое количество заказчиков. При этом виртуальный номер привязан к владельцу, но не к его местоположению. Это выгодно в тех случаях, когда компании необходимо масштабировать бизнес и сэкономить на новых подключениях.

В компании New-Tel вы можете выбрать 4 типа номера:

• Прямые номера с кодом города

Сегодня в каталоге New-Tel можно выбрать более 60 номеров с региональными кодами – от Архангельска до Ярославля. Такие номера подходят как для постоянного ведения бизнеса, так и для временных промоакций. Компания может выбрать именно тот номер, который относится к стратегически важному для нее региону.

Например, региональная организация может приобрести номер телефона с кодом Москвы или Санкт-Петербурга для ведения бизнеса в этих городах и связи с местными клиентами. Кроме того, звонки по номеру можно переадресовать на телефон внутренней связи – например, в службу поддержки, логистики или бухгалтерии.

• Красивые городские номера

Это аналоги обычных городских номеров, но с оригинальными комбинациями. Красивые номера отлично работают на запоминаемость, надежность и статус предприятия.

• Федеральный номер 8-800

Номер 8-800 дает возможность клиентам бесплатно звонить из любой точки России с городских или мобильных телефонов. Для номера 8-800 доступна полноценная организация IP-телефонии в офисе со всеми возможностями виртуальной АТС. К этому номеру можно подключить многоканальный режим, голосовое меню, запись и аналитику звонков и многое другое.

• Короткие номера со звездочкой

Короткий номер со звездочкой – это виртуальный номер формата *хххх для звонка с мобильного. Все входящие бесплатны, сам номер легко запоминается. Подходит компаниям, клиенты которых звонят преимущественно с мобильных: интернет-магазинам, службам такси, доставки, банкам, сервисным службам.

Заключение

Если офисная телефония подключается и работает через интернет, связь с клиентами осуществляется в цифровом виде. За преобразование аналогового сигнала в цифровой, сжатие, передачу и раскодировку пакетов данных отвечают специальные SIP-протоколы.

IP-телефония позволяет создать единую корпоративную сеть и подключить к ней самые разнообразные устройства: от смартфона до ноутбука. Главное, чтобы девайс мог подключаться к интернету. Соответственно, с любого устройства его владельцу будет доступен весь функционал интернет-телефонии:

• определение номера абонента на линии;
• переадресация звонков по заданным правилам и сценариям;
• подключение автосекретаря с голосовым меню, голосовой почтой и отправкой информации о звонке по e-mail;
• запись и хранение разговоров на сервере провайдера;
• проведение аудио- и видеоконференций.

IP-телефония позволяет быстро оптимизировать работу кол-центра, распределить или даже существенно снизить нагрузку на сотрудников. При большом потоке входящих звонков почти не возникает долгих задержек на линии. Если операторы заняты, их функции частично берет на себя автосекретарь. Умная система отвечает на звонок заранее записанным голосовым приветствием, направляет абонента по голосовому меню или записывает его обращение для дальнейшего прослушивания.

Организация может использовать любой удобный для нее виртуальный номер, решающий задачи бизнеса. Например, короткий номер 8-800, виртуальный номер с кодом 495 или 812 или красивый номер с легкой для запоминания последовательностью цифр.

Таким образом, облачная телефонная связь в офисе позволяет поддерживать непрерывный контакт с любыми клиентами: местными, региональными и зарубежными.

IP-телефония

Сделайте свой бизнес эффективнее, переходите на сторону IP-телефонии от New-Tel. Стабильная и надежная связь по выгодным тарифам, возможность подключить любое количество городских номеров и номеров 8800, интеграция с популярными CRM-сервисами, сквозная аналитика, возможность хранить запись телефонных разговоров и многое другое.

Подробнее