IVR - голосовое меню или приветствие

Наверняка все знают, что первое впечатление крайне важно, ведь именно исходя из него у Вашего клиента или партнера складывается ощущение о фирме. И дабы не ударить в грязь лицом необходимо позаботиться о том, что первое услышит человек, позвонивший в Вашу компанию. Запись голосового приветствия станет верным решением в данном случае.

Но этот процесс имеет массу нюансов, так что лучше доверить такую работу профессионалам. Мы предлагаем записать и установить голосовое приветствие, которое будет информировать и радовать всех звонящих.

IVR приветствие – это технология автоматизированного голосового ответа, которая взаимодействует с вызывающим абонентом. Предварительно записанное голосовое сообщение приветствует звонящего и предоставляет ему инструкции по пунктам меню IVR.

Ключевая часть решения для контакт-центра – функция тонального набора – позволяет звонящему нажимать кнопки в соответствии с инструкциями и связываться с соответствующим отделом.

Запись голосового приветствия для АТС предприятия гарантирует, что каждый клиент подключается к доступному агенту без ошибок и задержек. В результате заказчик может быстро получить точное решение, не тратя время на ожидание ответа.

Существует распространенное заблуждение, что IVR предназначен только для крупных предприятий. Однако опция голосового приветствия полезна каждой компании, ориентированной на клиента. От малого и среднего бизнеса до крупных компаний IVR – незаменимый виртуальный помощник. Он широко используется в таких отраслях, как контакт-центры, здравоохранение, банковское дело, обработка платежей и так далее.

Максимально свои возможности раскрывает многоуровневый IVR – запись голосового меню, которая умеет распределять звонки между несколькими отделами.

Вот типичный многоуровневый сценарий IVR:

1. Клиент звонит на ваш рабочий номер.
2. Слышит предварительно записанное приветствие на IVR.
3. Подсказки IVR помогают клиенту выбирать из опций в меню IVR и действовать соответствующим образом. Например, запись автоответчика для компании может выглядеть так: «Нажмите 1, чтобы поговорить с агентом службы поддержки; нажмите 2, чтобы поговорить с агентом по продажам; нажмите 3, чтобы связаться с бухгалтерией».
4. Звонящий нажимает кнопку (кнопки), чтобы связаться с нужным отделом, и разговаривает с соответствующим агентом.

Многоуровневый IVR настраивается – следовательно, вы можете решить, сколько уровней хотите добавить. В то же время вы можете назначить IVR на несколько номеров.

Как голосовое приветствие работает на бизнес

Голосовое приветствие – это простой, но мощный инструмент, который позволяет повысить лояльность клиентов и улучшить продажи. Оно позволяет еще на уровне «холодного» звонка познакомить покупателя с продуктом компании, показать, что та настроена на эффективный диалог.

Голосовое приветствие для компании может быть в любом необходимом для компании формате:

• Визитка – визитка с информацией об организации и сообщением о времени обратного звонка.
• Уведомления для нерабочего времени – такие приветствия сообщают тем, кто позвонил в нерабочий день, когда можно выйти на связь с сотрудниками. Также в сообщении указывают альтернативный способ связи.
• Инструкция – алгоритм, список действий для клиента. Это сообщение объяснит клиенту, как, например, оформить заказ, доставку или возврат товара.
• Автосекретарь – если все линии заняты, это сообщение напомнит клиенту о важности звонка и попросит дождаться ответа первого свободного оператора.
• Распределение звонка – удобно для межрегиональных организаций, когда система помогает клиентам дозвониться до нужного филиала.

Голосовое приветствие на телефон компании позволяет решать целый комплекс задач:

• Автоматизирует коммуникацию между предприятием и клиентами, экономя массу времени для обеих сторон.
• Улучшает репутацию фирмы – еще до ответа оператора клиент получает информацию и поддержку со стороны организации.
• Позволяет быстро обрабатывать большой поток звонков.
• Отсекает нецелевые звонки и помогает сформулировать запрос, чтобы перевести его на конкретного менеджера.
• Поддерживает условия для деликатного, спокойного и располагающего взаимодействия с клиентами.

Каким должен быть текст голосового приветствия для АТС:

• Коротким – не более 4 предложений с общей продолжительностью в 20–25 секунд.
• Лаконичным – формулировки должны быть простыми и короткими, давая не более 3–4 вариантов действий на выбор.
• Ненавязчивым – текст сообщения не должен навязывать продукт, но решать конкретные проблемы клиента.
• Приятным – для сообщения лучше подобрать спокойный голос с расслабленными и ровными интонациями.